Wat is automatische factuurverwerking?
Automatische factuurverwerking betekent dat facturen worden gemaakt, verstuurd en verwerkt zonder handmatige tussenkomst. Het proces verloopt als volgt:
1. Trigger: Een order komt binnen (webshop, marketplace, etc.)
2. Data ophalen: Klant- en ordergegevens worden verzameld
3. Factuur genereren: Een conforme factuur wordt automatisch opgesteld
4. Versturen: De factuur gaat naar de klant en eventueel naar het platform
5. Boeken: De factuur wordt in de boekhouding verwerkt
Dit hele proces kan binnen seconden gebeuren, 24/7, zonder dat jij eraan te pas komt.
Voordelen van automatisering
- Tijdsbesparing: Geen uren meer kwijt aan handmatig factureren
- Foutreductie: Geen typefouten, vergeten facturen of verkeerde bedragen
- Schaalbaarheid: 10 of 10.000 orders - het kost dezelfde moeite (nul)
- Snelheid: Facturen binnen minuten na verzending, niet dagen
- Compliance: Altijd voldoen aan wettelijke eisen
- Real-time overzicht: Je administratie is altijd actueel
Handmatig vs automatisch: een vergelijking
Laten we een realistisch voorbeeld nemen: een webshop met 50 orders per dag.
Handmatig factureren:
- Tijd per factuur: ~5 minuten (order bekijken, factuur maken, versturen, archiveren)
- Totale tijd: 250 minuten = 4+ uur per dag
- Kosten: minimaal €50/dag aan arbeidskosten
- Foutpercentage: 2-5% (verkeerde bedragen, vergeten facturen)
Automatisch factureren:
- Tijd per factuur: 0 minuten (volledig automatisch)
- Totale tijd: Alleen initiële setup (eenmalig)
- Kosten: vast abonnement, onafhankelijk van volume
- Foutpercentage: <0.1% (alleen bij databronfouten)
De businesscase is duidelijk: automatiseren is vrijwel altijd rendabel.
Wat heb je nodig voor automatisering?
Om je facturatie te automatiseren heb je het volgende nodig:
- Geïntegreerde verkoopkanalen: Webshop, marketplace of kassasysteem dat data kan delen
- Facturatiesoftware: Een systeem dat facturen kan genereren (zoals Winkel Factuur)
- API-koppelingen: Verbindingen tussen je systemen
- Configuratie: Eenmalig instellen van templates, nummering, BTW-regels
- Eventueel: Boekhoudkoppeling: Voor automatische doorstroom naar je administratie
Stappenplan voor implementatie
- Stap 1: Inventariseer je huidige proces - Hoeveel orders? Welke kanalen? Welke boekhouding?
- Stap 2: Kies facturatiesoftware - Zoek een oplossing die je kanalen ondersteunt
- Stap 3: Verbind je verkoopkanalen - API-koppelingen instellen
- Stap 4: Configureer je factuurtemplate - Logo, bedrijfsgegevens, nummering
- Stap 5: Test met enkele orders - Controleer of alles klopt
- Stap 6: Activeer automatische modus - Schakel handmatige triggers uit
- Stap 7: Monitor en optimaliseer - Controleer regelmatig of alles goed loopt
Winkel Factuur: Complete automatisering
Winkel Factuur is gebouwd voor volledige automatisering. Zodra je je verkoopkanalen hebt gekoppeld:
- Orders worden elke 15 minuten opgehaald
- Facturen worden automatisch gegenereerd
- Verzending naar klant en platform gebeurt direct
- Synchronisatie met je boekhouding is optioneel
Je hoeft alleen nog te verkopen - de facturatie regelt zichzelf.