Waarom zijn factuureisen zo belangrijk?
Facturen zijn niet alleen administratieve documenten - ze zijn de basis voor de BTW-heffing in Nederland. De Belastingdienst gebruikt facturen om:
- Te controleren of je de juiste BTW hebt berekend en afgedragen
- Te bepalen of een afnemer recht heeft op BTW-aftrek
- Fraude en ontduiking te bestrijden
Een factuur die niet aan de eisen voldoet kan worden afgewezen. Dit betekent dat jouw klant geen BTW kan aftrekken, en jij mogelijk boetes riskeert.
Verplichte gegevens op elke BTW-factuur
- 1. Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgesteld
- 2. Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend nummer
- 3. Je bedrijfsgegevens: Naam en adres van je onderneming
- 4. BTW-identificatienummer: Je Nederlandse BTW-id (NL + 12 cijfers)
- 5. Klantgegevens: Naam en adres van de afnemer
- 6. BTW-nummer klant: Verplicht bij intracommunautaire leveringen
- 7. Productomschrijving: Duidelijke beschrijving van geleverde goederen/diensten
- 8. Hoeveelheid en aard: Aantal geleverde goederen of omvang van diensten
- 9. Datum levering: Wanneer zijn de goederen/diensten geleverd
- 10. Maatstaf van heffing: Bedrag exclusief BTW per tarief
- 11. BTW-tarief: 21%, 9%, 0% of vrijgesteld
- 12. BTW-bedrag: Het berekende BTW-bedrag per tarief
- 13. Totaalbedrag: Inclusief BTW
BTW-tarieven in Nederland
Nederland kent drie BTW-tarieven:
Standaardtarief (21%):
Van toepassing op de meeste goederen en diensten.
Verlaagd tarief (9%):
Voor bepaalde categorieën zoals voedingsmiddelen, boeken, geneesmiddelen, personenvervoer.
Nultarief (0%):
Voor export buiten de EU en intracommunautaire leveringen. Je brengt geen BTW in rekening, maar moet dit wel op de factuur vermelden.
Vrijgesteld:
Sommige diensten zijn volledig vrijgesteld (medisch, onderwijs). Hier vermeld je geen BTW, maar wel de reden van vrijstelling.
Bijzondere vermeldingen
In bepaalde situaties moet je extra tekst op de factuur vermelden:
- Verlegging: 'BTW verlegd' bij intracommunautaire leveringen of diensten
- Marge-regeling: 'Bijzondere regeling - Margeregeling gebruikte goederen' bij tweedehands
- Zelf-facturatie: 'Factuur opgesteld door afnemer' als de klant zelf factureert
- Kleineondernemersregeling: Vermelding van artikel 25 Wet OB
- Vereenvoudigde factuur: Alleen toegestaan onder €100
Vereenvoudigde factuur
Bij transacties tot €100 mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken. Deze hoeft minder gegevens te bevatten:
- Factuurdatum
- Je gegevens (naam/BTW-nummer)
- Omschrijving goederen/diensten
- BTW-bedrag of BTW-inclusief prijs
Let op: dit geldt niet voor intracommunautaire leveringen of verkopen aan andere landen.
Bewaartermijn
Je bent verplicht om facturen te bewaren:
- Minimaal 7 jaar voor normale transacties
- Minimaal 10 jaar voor onroerend goed
Dit geldt voor zowel uitgaande (verkoopfacturen) als inkomende (inkoopfacturen). Digitale opslag is toegestaan mits de facturen leesbaar en ongewijzigd blijven.
Automatische compliance met Winkel Factuur
Winkel Factuur genereert automatisch facturen die aan alle wettelijke eisen voldoen:
- Alle verplichte gegevens worden automatisch ingevuld
- Correcte BTW-tarieven per product
- Juiste vermeldingen bij verlegging of vrijstelling
- Automatische nummering
- Langdurige opslag voor bewaarplicht
Zo hoef je nooit meer te twijfelen of je facturen correct zijn.