Wat is een creditnota precies?
Een creditnota (ook wel creditfactuur of storneringsnota genoemd) is een document waarmee je een eerder verstuurde factuur gedeeltelijk of volledig corrigeert. Het is eigenlijk een 'negatieve factuur' die het bedrag van de originele factuur terugdraait.
Belangrijk: Een creditnota is geen vrijblijvend document. Het is wettelijk verplicht om een creditnota te maken in bepaalde situaties, vooral voor de BTW-administratie.
Wanneer heb je een creditnota nodig?
Er zijn verschillende situaties waarin je verplicht bent om een creditnota te maken:
- Retourzendingen: De klant stuurt het product (gedeeltelijk) terug
- Annuleringen: De bestelling wordt geannuleerd na facturatie
- Prijscorrecties: Je hebt een verkeerd bedrag gefactureerd
- Kortingen achteraf: Je geeft een korting die niet op de originele factuur stond
- Beschadigde producten: Compensatie voor defecte of beschadigde items
- Dubbele facturatie: Je hebt per ongeluk twee keer gefactureerd
Waarom mag je een factuur niet gewoon aanpassen?
Dit is een veelgestelde vraag, en het antwoord is simpel: BTW.
Zodra je een factuur verstuurt, is de BTW op die factuur verschuldigd aan de Belastingdienst. Als je de factuur zou aanpassen zonder creditnota, ontstaat er een mismatch in je BTW-aangifte. De Belastingdienst ziet de originele factuur als geldig en verwacht die BTW.
Met een creditnota maak je de correctie officieel en traceerbaar. Je trekt de BTW van het gecrediteerde bedrag weer af in je aangifte. Zo blijft alles netjes in balans.
Verplichte gegevens op een creditnota
Een creditnota moet aan dezelfde eisen voldoen als een reguliere factuur, plus enkele extra elementen:
- Creditnotanummer: Een uniek nummer in een aparte reeks (bijv. CN-2025-0001)
- Creditnotadatum: De datum van opstelling
- Verwijzing naar originele factuur: Het factuurnummer dat gecorrigeerd wordt
- Jouw bedrijfsgegevens: Naam, adres, KvK en BTW-nummer
- Klantgegevens: Naam en adres van de originele afnemer
- Reden van creditering: Waarom wordt er gecrediteerd (retour, correctie, etc.)
- Gecrediteerde bedragen: Negatieve bedragen, inclusief BTW-specificatie
- Eventuele restitutiemethode: Hoe wordt het bedrag terugbetaald
Creditnota bij retouren: praktisch voorbeeld
Stel, je hebt een order gefactureerd van EUR 121,- inclusief BTW (EUR 100,- + EUR 21,- BTW). De klant stuurt het product retour.
Je creditnota ziet er dan zo uit:
- Verwijzing naar originele factuur: INV-2025-0042
- Productomschrijving: [Productnaam] - Retourzending
- Bedrag: -EUR 100,00
- BTW 21%: -EUR 21,00
- Totaal gecrediteerd: -EUR 121,00
Deze negatieve BTW trek je af in je volgende BTW-aangifte.
Automatisch creditnota's maken
Bij een webshop met veel retouren kan het handmatig maken van creditnota's veel tijd kosten. Winkel Factuur maakt dit proces volledig automatisch:
- Detecteert retouren en annuleringen uit je verkoopkanalen
- Maakt automatisch de bijbehorende creditnota aan
- Koppelt deze aan de originele factuur
- Synchroniseert alles met je boekhouding
Zo hoef je nooit meer handmatig creditnota's te maken en is je administratie altijd up-to-date.
Veelgemaakte fouten bij creditnota's
- Geen verwijzing naar originele factuur: Maakt de creditnota ongeldig
- Verkeerde BTW-berekening: De BTW moet exact overeenkomen met de originele factuur
- Te laat opstellen: Maak de creditnota direct bij de retour, niet weken later
- Niet meegenomen in BTW-aangifte: Vergeet niet de negatieve BTW af te trekken