Wat zegt de wet over factuurnummers?
De regels voor factuurnummers komen uit de Wet op de Omzetbelasting en de Europese BTW-richtlijn. De kerneis is simpel: elk factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn.
Dit betekent:
- Je mag nooit twee facturen met hetzelfde nummer hebben
- De nummers moeten in logische volgorde zijn (geen willekeurige sprongen)
- Het moet duidelijk zijn dat er geen facturen 'verdwenen' zijn
De Belastingdienst controleert dit bij audits. Gaten in je nummerreeks roepen vragen op en kunnen leiden tot boetes.
Wat betekent 'opeenvolgend' precies?
Veel ondernemers begrijpen dit verkeerd. 'Opeenvolgend' betekent niet dat je per se met 1 moet beginnen of dat elk nummer precies 1 hoger moet zijn.
Wat wel mag:
- Beginnen bij een ander nummer (bijv. 1000, 2025001)
- Een prefix gebruiken (bijv. INV-001, F2025-001)
- Per jaar opnieuw beginnen (bijv. 2025-001, 2025-002)
Wat niet mag:
- Willekeurige nummers (bijv. 5, 102, 7, 999)
- Nummers overslaan zonder reden
- Dezelfde nummers hergebruiken na een jaar
Populaire factuurnummer formats
Er zijn verschillende gangbare systemen voor factuurnummers. Kies er een die past bij je bedrijf:
- Simpele nummering: 001, 002, 003... (makkelijk maar beperkt)
- Jaar + nummer: 2025-001, 2025-002... (populair, elk jaar opnieuw)
- Prefix + nummer: INV-001, INV-002... (duidelijk herkenbaar als factuur)
- Combinatie: F2025-0001, F2025-0002... (professioneel en traceerbaar)
- Per verkoopkanaal: BOL-2025-001, SHOP-2025-001... (handig bij meerdere kanalen)
Wat als je een nummer overslaat?
Het kan gebeuren: je maakt factuur 045 en daarna per ongeluk 047. Wat nu?
Niet doen: Alsnog factuur 046 maken met een verkeerde datum. Dit is fraudegevoelig.
Wel doen: Documenteer de fout intern. Schrijf een notitie in je administratie dat nummer 046 is overgeslagen door een systeemfout. Bij een eventuele controle kun je dit uitleggen.
Naar mijn mening is de beste oplossing: gebruik software die dit automatisch voorkomt. Handmatige nummering is de grootste bron van fouten.
Factuurnummers bij meerdere verkoopkanalen
Verkoop je via bol.com, Amazon én je eigen webshop? Dan heb je twee opties:
Optie 1: Eén doorlopende reeks
Alle facturen krijgen nummers uit dezelfde reeks, ongeacht het kanaal. Voordeel: simpel. Nadeel: je kunt niet direct zien van welk kanaal de factuur komt.
Optie 2: Aparte reeksen per kanaal
BOL-2025-001, AMZ-2025-001, SHOP-2025-001. Voordeel: direct inzicht per kanaal. Nadeel: complexer beheer.
Beide opties zijn toegestaan, zolang binnen elke reeks de nummers opeenvolgend zijn.
Automatische factuurnummers met Winkel Factuur
Winkel Factuur genereert automatisch correcte factuurnummers voor al je verkoopkanalen. Je kiest zelf het format:
- Prefix per kanaal of uniform
- Startpunt van de nummering
- Met of zonder jaartal
Het systeem garandeert dat nummers nooit worden overgeslagen of dubbel gebruikt. Zo voldoe je altijd aan de regels, zonder er over na te hoeven denken.