Optie 1: Excel of Google Sheets
De meest simpele optie: maak je facturen in een spreadsheet.
Voordelen:
- Volledig gratis
- Volledige controle over layout
- Geen software nodig
Nadelen:
- Geen automatische nummering
- Handmatig BTW berekenen
- Export naar PDF moet handmatig
- Geen overzicht of rapportages
- Makkelijk fouten maken
Persoonlijk vind ik dit alleen geschikt als je echt maximaal 1-2 facturen per maand maakt.
Optie 2: Gratis facturatie apps
Er zijn diverse apps die een gratis tier aanbieden:
Voorbeelden:
- Invoice Ninja (open source)
- Wave (gratis voor basis)
- Zoho Invoice (gratis tot 5 klanten)
Voordelen:
- Professionele factuursjablonen
- Automatische nummering
- Basisrapportages
Nadelen:
- Beperkt aantal facturen per maand
- Vaak geen Nederlandse BTW-ondersteuning
- Geen koppelingen met bol.com/Amazon
- Upsell druk naar betaalde versie
- Beperkte klantenservice
Optie 3: Gratis proefperiodes
Veel betaalde software biedt gratis proefperiodes:
- Winkel Factuur: 14 dagen gratis, daarna abonnement
- Moneybird: 30 dagen gratis
- Exact Online: 30 dagen gratis
Dit is een goede manier om te testen of software bij je past. Maar het is geen permanente oplossing.
Wanneer is gratis niet genoeg?
Gratis opties zijn prima voor hobbybedrijfjes, maar worden snel ontoereikend als:
- Je verkoopt via marketplaces - Bol.com en Amazon vereisen specifieke integraties
- Je hebt meer dan 10 facturen/maand - Handmatig werk wordt tijdrovend
- Je hebt zakelijke klanten - Zij verwachten professionele facturen
- Je wilt automatisering - Gratis tools bieden dit zelden
- Je hebt boekhoudkoppeling nodig - Bijna altijd een betaalde feature
De echte kosten van 'gratis'
Gratis software kost misschien geen geld, maar wel tijd. Laten we rekenen:
Handmatig factureren:
- 5 minuten per factuur
- 50 facturen per maand = 250 minuten = 4+ uur
- Jouw tijd waard: €25/uur = €100/maand
Betaalde software:
- Automatisch, dus 0 minuten
- Kosten: €9-45/maand
De conclusie is duidelijk: vanaf zo'n 20 facturen per maand is betaalde software vaak goedkoper dan je eigen tijd.
Mijn advies per situatie
- <5 facturen/maand, geen marketplace: Gratis app of Excel kan prima
- 5-20 facturen/maand, alleen webshop: Overweeg betaalde software
- >20 facturen/maand of marketplace verkoop: Investeer in goede software
- Bol.com/Amazon verkoper: Je hebt sowieso integratie nodig, gratis is geen optie