Het probleem met standaard Shopify facturatie
Laten we eerlijk zijn: Shopify is gemaakt in Canada en gericht op de Amerikaanse markt. De standaard factuuroptie is eigenlijk een 'order confirmation' die niet voldoet aan Nederlandse en Europese factuureisen.
Wat ontbreekt in de standaard Shopify factuur:
- Correct oplopende factuurnummers
- Je volledige bedrijfsgegevens (KvK-nummer)
- Correcte BTW-specificatie per tarief
- Je BTW-identificatienummer in het juiste format
Voor particuliere klanten kun je hier soms mee wegkomen. Maar zodra zakelijke klanten facturen nodig hebben voor hun administratie, loop je tegen problemen aan.
BTW instellen in Shopify
Voordat je kunt factureren, moet de BTW correct zijn ingesteld. Zo doe je dat:
- Stap 1: Ga naar Instellingen > Belastingen en heffingen
- Stap 2: Selecteer Nederland of de EU-zone
- Stap 3: Voer je BTW-registratienummer in (NL + 12 cijfers)
- Stap 4: Kies of prijzen inclusief of exclusief BTW zijn
- Stap 5: Stel de juiste tarieven in (21% standaard, 9% laag, 0% vrijgesteld)
Prijzen inclusief of exclusief BTW?
Dit is een belangrijke keuze die je vroeg moet maken:
Prijzen inclusief BTW (B2C model):
- Gebruikelijk voor webshops gericht op consumenten
- De prijs die de klant ziet is wat ze betalen
- BTW wordt 'eruit gerekend' bij de factuur
Prijzen exclusief BTW (B2B model):
- Gebruikelijk bij verkoop aan bedrijven
- BTW wordt bij checkout toegevoegd
- Zakelijke klanten zijn dit gewend
Persoonlijk raad ik aan om voor B2C altijd inclusief BTW te werken. Klanten houden niet van verrassingen bij de checkout.
Facturatie opties voor Shopify
Je hebt drie opties om vanuit Shopify te factureren:
- Optie 1: Standaard Shopify - Gratis, maar voldoet niet aan Nederlandse eisen
- Optie 2: Shopify App (bijv. Order Printer) - Betere templates, maar nog steeds handwerk
- Optie 3: Externe koppeling (Winkel Factuur) - Volledig automatisch en 100% conform
Automatisch factureren met Winkel Factuur
Winkel Factuur koppelt direct met je Shopify store en automatiseert het hele facturatieproces:
- Automatische import: Elke nieuwe order wordt direct opgehaald
- Conforme facturen: Alle verplichte gegevens, correct opgebouwd
- Automatische verzending: Factuur gaat direct naar de klant per e-mail
- Boekhoudexport: Facturen synchroniseren met je boekhoudsoftware
Het grote voordeel: je hoeft nooit meer handmatig facturen te maken. Bij 10 orders per dag scheelt dit al snel uren per week.
Shopify en EU-verkoop (OSS)
Verkoop je aan klanten in andere EU-landen? Dan krijg je te maken met het OSS-systeem (One-Stop-Shop). Shopify ondersteunt dit gedeeltelijk:
- BTW-tarieven per land worden automatisch berekend
- Je moet zelf je OSS-aangifte doen bij de Belastingdienst
- Facturen moeten het juiste BTW-tarief van het land van de klant tonen
Winkel Factuur houdt hier rekening mee en maakt automatisch facturen met de correcte buitenlandse BTW-tarieven.