De complete checklist
Gebruik deze checklist om elke factuur te controleren:
- [ ] Factuurnummer - Uniek en opeenvolgend
- [ ] Factuurdatum - Datum van opstelling
- [ ] Jouw bedrijfsnaam - Officiële naam zoals bij KvK
- [ ] Jouw adres - Vestigingsadres
- [ ] Jouw KvK-nummer - 8 cijfers
- [ ] Jouw BTW-nummer - NL + 12 cijfers (bijv. NL123456789B01)
- [ ] Klantnaam - Volledige naam of bedrijfsnaam
- [ ] Klantadres - Volledig adres
- [ ] Klant BTW-nummer - Bij zakelijke klanten uit EU (optioneel binnenland)
- [ ] Productomschrijving - Duidelijk wat je hebt geleverd
- [ ] Aantal - Hoeveel eenheden
- [ ] Prijs per eenheid - Exclusief BTW
- [ ] BTW-tarief - 21%, 9%, 0% of vrijgesteld
- [ ] BTW-bedrag - Berekend bedrag per tarief
- [ ] Totaalbedrag - Inclusief BTW
- [ ] Leverdatum - Wanneer geleverd (indien anders dan factuurdatum)
- [ ] Betalingstermijn - Binnen hoeveel dagen betalen
- [ ] Bankgegevens - IBAN voor betaling
Extra controles voor specifieke situaties
In bepaalde situaties gelden extra eisen:
- Intracommunautaire levering: Vermelding 'BTW verlegd' + BTW-nummer klant
- Export buiten EU: Vermelding '0% BTW - Export'
- Kleineondernemersregeling: Vermelding vrijstelling artikel 25 Wet OB
- Marge-regeling: Vermelding bijzondere regeling
- Marketplace verkoop: Ordernummer van het platform
Meest vergeten elementen
Uit ervaring zien we dat deze elementen het vaakst ontbreken:
1. BTW-nummer op factuur - Veel ondernemers vergeten dit
2. Factuurnummer - Of ze gebruiken geen systeem
3. KvK-nummer - Niet verplicht maar wel gebruikelijk
4. Leverdatum - Vaak weggelaten maar soms vereist
5. BTW-specificatie per tarief - Bij gemengde tarieven
Wat gebeurt er als elementen ontbreken?
De gevolgen van onvolledige facturen kunnen serieus zijn:
Voor jou als verkoper:
- Belastingdienst kan boetes opleggen
- BTW-aangifte kan worden afgewezen
- Marketplace kan factuur weigeren
Voor je klant:
- Geen BTW-aftrek mogelijk
- Problemen bij eigen controle
- Klacht richting jou
Het loont dus om facturen goed te controleren.
Automatische controle met software
Handmatig elke factuur controleren is tijdrovend en foutgevoelig. Facturatiesoftware zoals Winkel Factuur doet dit automatisch:
- Verplichte velden: Software accepteert geen factuur zonder alle gegevens
- BTW-berekening: Automatisch correct berekend
- Nummering: Altijd opeenvolgend en uniek
- Templates: Eenmaal goed ingesteld, altijd goed
Zo hoef je nooit meer checklist af te vinken.